DSGVO-Check für KI-Tools in der Kanzlei

Eine Kanzlei oder Praxis, die ein KI-Werkzeug einsetzt, verarbeitet damit personenbezogene Daten von Mandanten, Patienten, Gegnern, Zeugen und Mitarbeitern. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt dafür genauso wie für jede andere Software. Diese Prüfliste führt durch die Punkte, auf die es bei KI-Werkzeugen besonders ankommt. Sie ersetzt weder den Datenschutzbeauftragten noch eine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

1. Zweck und Rechtsgrundlage

Bevor Sie ein Tool freigeben, benennen Sie in einem Satz, wofür es eingesetzt wird: Scans in Text umwandeln, Schriftsätze zusammenfassen, Fragen an ein Dokument stellen. Jeder Zweck braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, meist die Vertragserfüllung mit dem Mandanten oder das berechtigte Interesse der Kanzlei. Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO und brauchen eine zusätzliche Grundlage. „Wir probieren mal aus, was die KI kann“ ist kein Zweck.

2. Auftragsverarbeitung

Läuft das Tool beim Anbieter, ist der Anbieter in der Regel Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Das setzt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) voraus, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Löschung und die Einschaltung weiterer Auftragsverarbeiter regelt.

• Liegt ein AVV vor, und haben Sie ihn tatsächlich abgeschlossen, nicht nur gelesen?
• Welche Subunternehmer sind genannt, und werden Sie über Änderungen informiert?
• Verwendet der Anbieter Ihre Eingaben für eigene Zwecke, etwa zum Training? Dann handelt er insoweit nicht mehr als Auftragsverarbeiter, sondern als eigener Verantwortlicher (Art. 28 Abs. 10 DSGVO). Bei Verbraucherversionen von Chatbots ist das ein typischer Ausschlussgrund.
• Gilt der AVV für den Tarif, den Sie tatsächlich nutzen? Privat- und Geschäftstarife unterscheiden sich hier oft.

Für Berufsgeheimnisträger kommt die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO beziehungsweise § 62a StBerG hinzu, die ein AVV allein nicht ersetzt. Dazu mehr im Beitrag zu § 203 StGB und ChatGPT.

3. Drittland

Verlassen Daten die EU oder den Europäischen Wirtschaftsraum, gelten Art. 44 ff. DSGVO. Für die USA existiert seit Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework), der nur für Unternehmen gilt, die sich danach zertifiziert haben. Ob ein Anbieter dazugehört, zeigt die offizielle Teilnehmerliste. Seine beiden Vorgänger, Safe Harbor und Privacy Shield, hat der Europäische Gerichtshof 2015 und 2020 für unwirksam erklärt. Wer sich darauf stützt, sollte einen Plan B haben, etwa Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO mit einer dokumentierten Risikobewertung.

• Wo stehen die Server laut Vertrag (nicht laut Werbung)?
• Greift Support- oder Betriebspersonal aus einem Drittland zu? Auch das ist eine Übermittlung.
• Gibt es eine Option „EU-Datenresidenz“, und deckt sie auch Protokolle und Backups ab?

4. Speicherdauer und Löschung

Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, Daten nicht länger als nötig zu speichern; Art. 17 gibt Betroffenen ein Recht auf Löschung. Bei Cloud-KI sind mehrere Speicherorte zu prüfen: der Gesprächsverlauf im Konto, Protokolle beim Anbieter, Aufbewahrung zur Missbrauchsprüfung, Backups. Fragen Sie konkret:

1. Wie lange bewahrt der Anbieter Eingaben und Ausgaben auf, und lässt sich das abschalten?
2. Können Sie einzelne Verläufe löschen, und wirkt die Löschung auch in Backups?
3. Was passiert bei Kündigung mit den Daten?
4. Löschen Ihre Mitarbeiter Verläufe tatsächlich, oder sammeln sich dort über Monate Mandantendaten?

5. Sicherheit der Verarbeitung

Art. 32 DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Für KI-Tools heißt das vor allem: Wer in der Kanzlei darf das Werkzeug nutzen, mit welchen Daten, über welches Konto? Geteilte Logins sind ein Klassiker, der jede Nachvollziehbarkeit zerstört. Prüfen Sie auch, ob Browser-Erweiterungen oder Office-Add-ins im Hintergrund Inhalte an einen KI-Dienst senden, ohne dass es jemand bemerkt.

6. Dokumentation und Information

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Das KI-Tool gehört als eigener Eintrag hinein.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO): Bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien, etwa Gesundheitsdaten in einer Praxis, ist sie zu prüfen.
• Informationspflichten (Art. 13 DSGVO): Mandanten und Patienten sind über die Empfänger oder Kategorien von Empfängern ihrer Daten zu informieren und darüber, ob Daten in ein Drittland gehen. Die Datenschutzhinweise der Kanzlei sind entsprechend anzupassen.
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Könnten Sie einem Mandanten sagen, welche seiner Daten an das KI-Tool gegangen sind?

7. Die Abkürzung: lokale Verarbeitung

Läuft die KI vollständig auf dem Rechner in der Kanzlei, entfallen die Punkte 2 und 3 für das KI-Werkzeug ersatzlos: Es gibt keinen Auftragsverarbeiter und keine Übermittlung. Löschung bedeutet, eine Datei zu löschen. Übrig bleiben die Pflichten, die für jeden Kanzleirechner ohnehin gelten.

Lokal heißt nicht automatisch sicher. Ein Rechner ohne Festplattenverschlüsselung, ohne Updates und mit gemeinsamem Benutzerkonto ist ein eigenes Risiko. Aber es ist ein Risiko, das Sie selbst in der Hand haben.

Was Lanitum dazu beiträgt

Lanitum Lector verarbeitet Dokumente ausschließlich auf dem eigenen Windows-Rechner. Die KI-Modelle sind eingebettet, es gibt kein Benutzerkonto beim Anbieter, keine Telemetrie und keine Verbindung nach außen. Die Punkte Auftragsverarbeitung und Drittland stellen sich damit nicht. Für die berufliche Nutzung ist die Pro-Edition vorgesehen. Mehr dazu auf der Produktseite von Lanitum Lector.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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